Blog archief
RSS

Blog

Na de ondernemers komen de boekhouders

Er komt een moment in het ontwikkeling van je webshops dat je je realiseert dat je de hobby-fase bent ontgroeid en dat je een professionele organisatie moet gaan optzetten. Je inkoop en verkoopfacturen in een map, je voorraad beschreven op een A4tje en dat aangehecht bij de inkoopfactuur werken prima voor zolang. Voor mij kwam dat moment in de laatste week van 2014; zo lekker vlak voor de kerstperiode.

Traditioneel is de maand januari altijd enorm gericht op het compleet maken van de boekhouding, het gladstrijken van btw oneffenheden door vergeten bonnetjes en debiteuren die net iets debieuzer bleken te zijn als aanvankelijk aangenomen.

Januari 2015 was echter een januari in overtreffende trap. Dat kwam omdat we dit jaar niet meer de simpele uurtje-factuurtje, inkoop-is-inventaris boekhouding hadden maar nu te maken krijgen met voorraden, afschrijvingen daarop, inkoopfacturen en heel veel verkoopfacturen. Ten opzichte van het eerste half jaar waren de verkopen in de tweede helft van 2014 met 50% gestegen en hoewel ik geen hekel heb aan handmatige invoer realiseerde ik me eind 2014 dat het tijd was om de administratie van de webshops te professionaliseren. 

Ik ging op zoek naar een boekhoudpakket. Ik wilde een gratis, liefst open source pakket zien te vinden met een database die ik direct kan benaderen. Zeker in verband met de enorme hoeveelheid gegevens die ingevoerd moest worden was dat een belangrijke eis. Voorraadbeheer, crediteuren- en debiteurenbeheer, agenda, btw calculatie. Alles moest erin zitten. 

Na een dag zoeken op internet kwam ik op het boekhoudpakket TurboCash dat in Nederland uitgegeven wordt onder de naam osFinancials. osFinancials is een desktop applicatie met daaronder een firebird database. Onze webshops draaien sinds media 2014 op het open source pakket nopCommerce nadat we destijds waren begonnen met PrestaShop. (Ik spreek hier overigens in de meervoudsvorm omdat ten tijde van het schrijven van deze blog het eerste personeelslid op de loonlijst is gezet.)

Helaas waren er voor osFinancials geen koppelingen met nopCommerce beschikbaar maar omdat de database open is leverde dat geen problemen op, ik kon immers zelf de koppelingen met nopCommerce ontwikkelen.

Allereerst was daar de definitie van het doel van de administratie:

  1. Een sluitende btw aangifte kunnen doen.
  2. Verkrijgen van inzicht in voorraadaantallen.
  3. Bepalen van de inkoopwaarde van de voorraad. Hoewel nu nog niet van groot belang is dit iets wat in 2016 wel gaat spelen als we gaan afschrijven op de voorraad.
  4. Met zo min mogelijk inspanning zoveel mogelijk kunnen administreren.

Het stappenplan hiervoor was (achteraf iets anders gelopen als verwacht):

  1. Vanuit de webshops alle producten en voorraadaantallen kunnen overzetten naar osF.
  2. Alle verkoopfacturen overzetten naar osF. Dit was voor de eerste 132 facturen (uit Prestashop) nog handmatig werk.
  3. De facturen uit nopCommerce geautomatiseerd kunnen overzetten naar osF.
  4. Alle inkoopfacturen invoeren en deze voorlopig boeken aan 'Voorraad nog te inventariseren'. We moesten immers eind januari de btw aangifte hebben ingediend en deze stok-achter-de-deur zorgde ervoor dat 
  5. De voorraad koppelen aan inkoopfacturen en het doorrekenen van de gemiddelde inkoopprijs: Van 'Voorraad nog te inventariseren' naar 'Voorraadgoederen'.

Momenteel zitten we in stap 5 en na verwachting ronden we dat eind januari af. Dan hebben we een sluitende boekhouding en zijn we klaar voor de toekomst.

Uit deze ontwikkeling is naast inzicht in het bedrijf ook een desktopapplicatie ontstaan dat we eenmaal per week op dinsdagochtend opstarten. Dat haalt de laatste productaantallen, nieuwe producten en verkoopfacturen/creditnotas op van de webshops. Vervolgens worden de betalingstransacties van Qantani EasyiDeal ingelezen, gevolgd door de creditcard en Bancontact transacties van Mollie. We sluiten af met een import van alle ABN Amro transacties. Dit alles neemt inmiddels 15 minuten per week in beslag. 

 

 

De kerstboom optuigen!

Een relatie vertelde mij lang geleden dat als je eenmaal een BV hebt, je dan binnen de kortste keren een kerstboom aan BV's zult hebben. Nou heb ik in het verleden wel andere BVs gehad maar die zijn of verkocht of via een aandelenverkoop van de hand gedaan. Zo houden we de kerstboom lean en mean.

Het moest er echter toch een keer van komen. We konden niet doorgroeien en de webshopactiviteiten via Holding laten lopen; dat zou te gevaarlijk zijn voor de $$ positie en bovendien staan de webshopactiviteiten, de software-activiteiten en veel meer niet in de statuten.

Tijd dus om een nieuwe werkmaatschappij op te richten! De naam was relatief snel bedacht: Mercari Ventures. Dat betekent niets anders als Handels-onderneming. Superboring dus maar het is maar voor de KVK. (Even voor degenen die zich afvragen van actOpus betekent: Doen Werk!)

Vandaag dus naar de notaris om 'even' een nieuwe BV op te richten. Wat een verschil met 15 jaar geleden zeg: 250 euro armer en een paar pennestreken verder was de BV opgericht. Goed! Nu aan het werk.

Onze webshop 'Lage Prijzen Winkel' werd direct ondergebracht bij Mercari Ventures BV. Een merkregistratie werd aangevraagd en alle  voorraden en offertes werden verkocht aan de nieuwe BV. Tegen kostprijs wel te verstaan.

De Holding is zo goed om ons een lening te verstrekken en die zullen we hard nodig hebben om onze voorraad verder op te bouwen, een magazijn te huren en alle softwarelicenties en domeinregistraties te kopen. 

Fijn dat dat weer geregeld is. Slaapt een stuk beter en we zijn weer een stapje verder in de professionalisering van ons merk 'Lage Prijzen Winkel'.

"Er is een kinderke geboren..''

Na heel lang zoeken, controleren en verder zoeken hebben we dan eindelijk een naam bedacht voor onze formule:

"Lage Prijzen Winkel"

De naam blinkt uit in eenvoud! 

 

Zo saut(-er) heb ik het nog nooit gegeten

Vorige week deed ik mee aan zo'n online veiling waar het ging om een doos gebruikte thermische radiatorregelaars van het zwitserse merk Sauter. Dat zijn regelaars die de waterdoorstroom van een radiator of vloerverwarmingszone electrisch regelen. De nieuwprijs van dergelijke regelaars ligt tussen de 40 en 60 euro. Voor een leuk prijsje wist ik die doos binnen te halen. 

Vandaag reed ik naar Nijmegen om de buit op te halen. 's ochtends 6 uur in de auto en ff na 8 uur stond ik dan te wachten voor de afgifte. Ik was de eerste en toen de overheaddeur geopend werd kon ik meteen de loods in. Verderop zag ik de doos met Sauters liggen waar ik niet op geboden had. We liepen er langs en ik zag dat alle snoeren afgeknipt waren. Mooi dat ik die niet gekocht had. Iets verder stond een doos ter grootte van een halve pallet met ernaast een doos ter grootte van een hele pallet.

De eerste doos was voor mij en nadat we een pompwagentje hadden geregeld reed ik 'kuin als kip' met de doos de loods uit. Ik deed de achterbank plat en gooide de sauters in de achterbak; al gauw verdween de kofferbak onder een laag sauters. Toen ik bijna klaar was werd ik echter aangesproken door de veilingmeester: Of dat ik de andere doos niet zou vergeten mee te nemen... Oeps... Die volle pallet was dus ook nog voor mij. 

Zo reed ik naar huis met uiteindelijke een kleine 1000 stuks Sauters. De helft was ontdaan van kabels en kon direct naar de stort. Van de resterende sautersv deed de helft het niet en ook die konden naar de stort. 

Dit was een leuke ophaaldag.

 

Wat heb ik hiervan geleerd: De bevestiging dat je nooit zeker weet wat je gekocht hebt op de veiling.